Obecně vyvolávací systém slouží k zařazení  čekajících klientů do virtuálních front. Klientům umožňuje vybrat si z nabídky požadovanou službu a vydáním pořadového lístku jej zařadí do imaginární fronty. Systém organizuje klienty a vylučuje vznik stresových situací mezi nimi. Tok klientů je řízen operátory (úředníky) a počítačem systému.

 

 

Klient si po příchodu na dotykové obrazovce nebo klávesnici výdejny lístků zvolí službu, kterou požaduje. Tiskárna vytiskne lístek s číslem klienta a označením služby, která je klientem požadována. Tím je klient dále jednoznačně identifikován a zařazen do pořadí k poskytnutí požadované služby.

Informace jsou zobrazovány na zobrazovačích - halových a přepážkových displejích. Číselné informace na zobrazovačích informují čekající klienty o tom, jak se blíží okamžik jejich odbavení. Zobrazovány jsou tyto údaje:

-         pořadové číslo klienta,

-         číslo odbavovacího místa,

-         směr kde se toto místo nachází,

-         označení místa odbavení.

Aktuální zobrazení některých informací je doplněno zvukem gongu.

 

 

Výdejna lístků  – zde klient volí požadovanou službu stisknutím virtuálního  tlačítka na LCD monitoru s dotykovou vrstvou.

Zda-li je služba poskytována či nikoliv je okamžitě zřejmé z tvaru  tlačítek jednotlivých služeb :

 

  - služba je aktivní a je poskytována,    

  - služba není aktivní a není poskytována.

 

Okamžitě po výběru služby klient obdrží lístek uříznutý prostřednictvím rychlé tiskárny. Na lístku je uvedena adresa úřadu,  pořadové číslo klienta, název požadované služby, datum, čas a počet klientů již čekajících na vyřízení.

 

Přepážkový displej - slouží k zobrazování čísla přepážky a pro zobrazení pořadového čísla vyvolaného klienta. Je umístěn nad přepážkou, která momentálně poskytuje příslušnou službu. Je-li přepážka bez obsluhy je panel temný. Po přihlášení obsluhy přepážky  - přepážka je obsluhována, svítí na displeji její zelené číslo. Klient tak okamžitě po příchodu vidí kolik a jaké přepážky jsou aktivní. Po vyvolání klienta se pořadové číslo klienta zobrazí červenými číslicemi a bliká. Číslo klienta svítí stále po celou dobu jeho odbavování. Po vyvolání dalšího klienta je toto číslo nahrazeno novým pořadovým číslem nového klienta, nebo není-li klient ve frontě, svítí jen zelené číslo přepážky.

 

Hlavní zobrazovač - slouží pro zobrazování pořadových čísel klientů a čísel přepážek,  ke kterým jsou klienti přivoláváni. Číslo přepážky je doplněno šipkami, které udávají směr, kde se přepážka nachází. Zobrazovač je vybaven gongem, který zazní se zobrazením nového čísla.

Virtuální přepážkový terminál - je softwarová aplikace, která po lokální počítačové síti úřadu komunikuje s řídícím počítačem systému. Aplikace je spouštěna na pracovní stanici každé pracovnice, která zabezpečuje výkon nějaké služby. Pomocí tohoto terminálu jsou klienti zváni k přepážkám.

 

Dohledové pracoviště - umožňuje celý systém konfigurovat a monitorovat.

 

 

Na městském úřadě Pelhřimov je systém nasazen na odboru vnitřních věcí pro vyřizování agendy občanských průkazů, agendy cestovních dokladů a agendy evidence obyvatelstva a na odboru dopravy k vyřizování agend evidence motorových vozidel a evidence řidičů.

 

Odbor dopravy:

- výdejna lístků – vzhled obrazovky dotykového LCD monitoru výdejny lístků

 

 

 

-         poskytované služby – viz. seznam služeb na obrazovce dotykového LCD monitoru výdejny lístků

-         hlavní halový displej

-         přepážkové displeje

 

 

 

-         výdejna lístků - vzhled obrazovky dotykového LCD monitoru výdejny lístků

 

 

 

-         poskytované služby - viz. seznam služeb na obrazovce dotykového LCD monitoru výdejny lístků

-         hlavní halový displej

-         přepážkové displeje

 

Systém je v provozu v úřední dny a úřední hodiny takto :

 

Pondělí - od 8:00 hod do 17:00 hod.

Úterý    -  neúřední den – systém neumožní rezervaci  a obsloužení klientů

Středa   - od 8:00 hod do 17:00 hod

Čtvrtek -  neúřední den – systém neumožní rezervaci  a obsloužení klientů

Pátek    - od 8:00 hod do 14:00 hod

 

 

 

Systém je vybaven doplňkovým modulem QWEB. Jedná se o programové rozhraní pomocí kterého si klienti úřadu mohou zarezervovat své pořadí ve virtuální frontě pres internet. Aplikace je dostupná přes odkaz "Rezervační systém" na adrese http:\\www.mupe.cz. Zde tlačítkem "ON-LINE REGISTRACE" vstoupí do rezervace pořadníkového systému, nebo  tlačítkem "STAV SLUŽEB" se může podívat na aktuální stav jednotlivých služeb a podle toho zvolit vhodný termín k odbavení.

ON-LINE REGISTRACE – po stisku tlačítka se zobrazí další obrazovka na které jsou uvedeny služby, které jsou k dispozici a přesně odpovídají aktuální nabídce služeb poskytovaných úřadem.  Služba, která není dočasně poskytována je také v nabídce, ale nelze ji v nabídce zvolit (zašedlý řádek menu). Po výběru služby si klient zvolí datum návštěvy  -  k dispozici má 3 měsíce dopředu, jednotlivé dny jsou barevně odlišeny (termín volný, nepřístupno, termín obsazen a neúřední den). Dále je klient vyzván k volbě jednoho z možných časových interval, který mu nejlépe vyhovuje. V poslední fázi je klient požádán o vyplnění svých iniciálů včetně adresy elektronické pošty a čísla mobilního telefonu. V závěrečném okně je celkové shrnutí rezervace klienta a jeho PIN. Po příchodu na úřad si klient vyvolá volbu pro zadání PINu – zobrazí se virtuální PIN klávesnice, na které zadá svůj PIN. Je-li správný PIN, den i termín  vydá systém klientovi lístek s pořadovým číslem. Toto číslo je ve virtuální frontě zavedeno úplně na začátek a další vyvolaný bude právě tento klient. Podmínkou pro úspěšný průběh ON-LINE registrace je příchod klienta v čase rezervace a úspěšné zadání systémem přiděleného PINu – je-li PIN kód zadán pozdě, tj. klient přišel později než v termínu pro který se zaregistroval, bude PIN kód již neplatný.

 

Virtuální PIN klávesnice – slouží pro zadání PIN kódů online registrovaných klientů

 

 

 

Ovládání možnosti rezervace v režimu ON-LINE REGISTRACE je intuitivní, veškeré informace jsou srozumitelně uvedeny na obrazovkách. Navíc při zadaní  adresy elektronické pošty je klient informován elektronickou zprávou. Systém je možno dále doplnit o modul umožňující zasílání krátkých textových zpráv upozorňujících klienta den před  vybraným termínem, že je objednán na úřad (zatím není implementován).